Stap 1: Bepaal wat je écht moet weten
Houd het formulier kort. Voor een workshop heb je meestal genoeg aan:
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer (voor last-minute berichten)
- Eventueel: dieetwensen, niveau of voorkeursdatum
Elk extra veld kost inschrijvingen. Vraag alleen wat je daadwerkelijk gebruikt.
Wil je ook grondslagen, privacyinformatie, bewaartermijnen en leveranciers nalopen? Gebruik dan de praktische AVG-checklist voor workshopinschrijvingen.
Stap 2: Kies je tool
Je hebt grofweg drie opties:
- Gratis formulierbouwer (bijv. Google Forms) — snel, maar aanmeldingen komen als losse rijen binnen; jij verwerkt ze handmatig.
- Formulierplugin op je WordPress-site — netjes op eigen domein, maar nog steeds handwerk na elke aanmelding.
- Inschrijfsysteem zoals Workshopbeheer — het formulier is gekoppeld aan plekkenbeheer, bevestigingsmails en je deelnemerslijst.
Stap 3: Zet de juiste instellingen
- Stel een maximumaantal deelnemers in, zodat je niet overboekt raakt.
- Laat bij volzetneming nieuwe aanmeldingen op een wachtlijst belanden.
- Stuur direct na inschrijving automatisch een bevestiging.
Stap 4: Plaats het formulier waar je publiek zit
Deel de link via social media, nieuwsbrief én je website. Heb je een WordPress-site? Dan kun je workshops en inschrijfformulieren rechtstreeks op je site tonen.
Stap 5: Regel wat er ná de aanmelding gebeurt
Dit is waar de meeste formulieren stoppen en het echte werk begint: bevestigen, herinneren, betalingen nalopen. Een online inschrijfsysteem doet dit automatisch; met een los formulier is dit jouw avondwerk.
Gratis of betaald inschrijfformulier?
| Los formulier | Inschrijfsysteem | |
|---|---|---|
| Opzetkosten | laag | laag |
| Aanmeldingen verwerken | handmatig | automatisch |
| Plekken & wachtlijst | handmatig tellen | automatisch |
| Bevestigingsmail | zelf versturen | automatisch |
| Kosten | gratis | abonnement |
Voor één kleine workshop kan een los formulier prima. Draai je regelmatig workshops? Dan verdient het systeem zichzelf snel terug in bespaarde tijd.
Formulier én administratie in één keer goed
Probeer Workshopbeheer gratis — je eerste workshop staat er in tien minuten in.
Probeer Workshopbeheer gratis →