Wanneer is Excel een prima keuze?
Niet iedere workshopgever heeft direct software nodig. Excel of Google Sheets kan voldoende zijn wanneer je:
- slechts enkele workshops per jaar organiseert;
- met kleine, overzichtelijke groepen werkt;
- aanmeldingen via één kanaal ontvangt;
- nauwelijks bevestigingen of herinneringen verstuurt;
- geen actuele beschikbaarheid op je website hoeft te tonen.
Een spreadsheet is flexibel, goedkoop en vertrouwd. Het nadeel is niet de lijst zelf, maar al het handwerk eromheen.
Waar ontstaat het extra werk?
Excel ontvangt geen inschrijvingen, verstuurt geen bevestiging en weet niet dat een workshop vol is. Bij iedere wijziging ben jij de koppeling tussen je website, mailbox en deelnemerslijst. Dat wordt merkbaar zodra je:
- namen en contactgegevens regelmatig moet overtypen;
- zelf controleert hoeveel plaatsen nog vrij zijn;
- dezelfde praktische informatie en herinneringen blijft versturen;
- dieetwensen, notities en workshopgeschiedenis verspreid bewaart;
- een vrijgekomen plek handmatig aan iemand op de wachtlijst aanbiedt;
- achteraf omzet en betaalstatus bij elkaar zoekt.
Excel en Workshopbeheer vergeleken
| Onderdeel | Excel | Workshopbeheer |
|---|---|---|
| Aanmeldingen verzamelen | Handmatig overnemen of importeren | Direct in de juiste workshop |
| Vrije plaatsen bijhouden | Zelf formules en wijzigingen bijhouden | Automatisch vanuit capaciteit en inschrijvingen |
| Bevestigingsmails | Handmatig of via een losse mailtool | Automatisch na de inschrijving |
| Herinneringen | Zelf plannen en versturen | Automatisch op het ingestelde moment |
| Wachtlijst | Zelf rangschikken en benaderen | Centraal bij de workshop beheren |
| Klantgeschiedenis | Verspreid over tabbladen of bestanden | Per klant in één profiel |
| Websitekoppeling | Website apart aanpassen | WordPress haalt actuele informatie op |
| Kosten | Vaak inbegrepen bij kantoorsoftware | €29 per maand exclusief btw |
Blijf bij Excel als...
- je proces klein en incidenteel is;
- handmatig werk nauwelijks terugkomt;
- je geen websitekoppeling nodig hebt.
Automatiseer als...
- je iedere week dezelfde taken uitvoert;
- deelnemers uit meerdere kanalen binnenkomen;
- fouten of vergeten mails tijd kosten.
Wat verandert er in de praktijk?
In plaats van een bestand achteraf bij te werken, wordt de administratie onderdeel van het inschrijfproces. Een deelnemer schrijft zich in, verschijnt bij de juiste workshop en ontvangt de ingestelde bevestiging. De capaciteit verandert mee en vervolgberichten worden vooraf ingepland.
“Vroeger was ik iedere dag bezig om aanmeldingen in Excel te zetten en bevestigingen te versturen. Nu hoef ik niets meer te doen. Het gaat vanzelf. Ik had dit jarenlang eerder moeten doen.”
Overstappen zonder opnieuw te beginnen
Je hoeft je bestaande administratie niet weg te gooien. Exporteer je Excel-bestand als Excel- of CSV-bestand en importeer je klanten en inschrijvingen in Workshopbeheer. Je kunt dubbele gegevens controleren en records aan de juiste workshops koppelen.
Bekijk hoe importeren uit Excel of CSV werkt.
De keuze in één zin
Excel registreert wat jij hebt gedaan; Workshopbeheer voert terugkerende onderdelen van je workshopadministratie voor je uit. Of dat €29 per maand waard is, hangt vooral af van hoeveel tijd je nu besteedt aan overtypen, controleren en mailen.
Probeer het met je eerstvolgende workshop
Start 30 dagen gratis, zonder creditcard, en vergelijk je huidige werkwijze met één centrale administratie.
Probeer Workshopbeheer gratis →