Wie is verantwoordelijk?
Workshopbeheer.nl is voor account-, contact-, factuur-, beveiligings- en websitegegevens de verwerkingsverantwoordelijke. Workshopbeheer.nl staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74005545. Vragen of privacyverzoeken kun je sturen naar info@workshopbeheer.nl.
Voor persoonsgegevens die een workshopgever over eigen deelnemers in Workshopbeheer opslaat, is de workshopgever de verwerkingsverantwoordelijke en is Workshopbeheer.nl de verwerker. De afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van hoe je de website en dienst gebruikt, verwerken we:
- accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, organisatienaam en wachtwoordhash;
- contact- en ondersteuningsgegevens, inclusief berichten die je ons stuurt;
- abonnements-, factuur- en betaalgegevens;
- technische en beveiligingsgegevens, zoals IP-adres, browserinformatie, inlogmomenten en logbestanden;
- gebruiksgegevens over de website, als je toestemming geeft voor analytische cookies;
- deelnemersgegevens die klanten in hun account verwerken, waaronder namen, contactgegevens, inschrijvingen, dieetwensen, notities, interesses en betaalstatus;
- SMTP-instellingen die een klant invoert om e-mail via de eigen provider te verzenden.
Waarom verwerken we deze gegevens?
We verwerken gegevens om de overeenkomst uit te voeren, accounts te beveiligen, ondersteuning te geven, facturen en administratie bij te houden, misbruik te voorkomen en – na toestemming – de website te analyseren en verbeteren. Voor onze eigen financiële administratie geldt daarnaast een wettelijke verplichting.
We gebruiken deelnemersgegevens alleen om de dienst namens de betreffende workshopgever te leveren en volgens diens instructies. We gebruiken deze gegevens niet voor onze eigen reclame.
Met wie delen we gegevens?
We verkopen geen persoonsgegevens. We schakelen alleen leveranciers in die nodig zijn voor de dienst, waaronder:
- Cloud86 voor hosting en technische infrastructuur;
- Google Analytics 4 voor websiteanalyse, uitsluitend na toestemming;
- Microsoft Clarity voor geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gebruiksanalyse, uitsluitend na toestemming;
- de door een klant zelf gekozen e-mailprovider wanneer die eigen SMTP-gegevens instelt;
- boekhoudkundige, juridische of technische dienstverleners wanneer dat noodzakelijk is.
Waar vereist sluiten we verwerkersafspraken. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken we een wettelijk toegestane grondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.
Cookies en websiteanalyse
Noodzakelijke cookies en lokale opslag zijn nodig voor onder meer sessies, beveiliging en het onthouden van je cookiekeuze. GA4 en Microsoft Clarity worden pas geladen nadat je voor analytics kiest. Je kunt je keuze intrekken door de lokale opslag en cookies van workshopbeheer.nl in je browser te verwijderen; bij je volgende bezoek verschijnt de keuze opnieuw.
Hoe lang bewaren we gegevens?
- Account- en operationele gegevens bewaren we zolang het account actief is.
- Na beëindiging kan een klant gedurende 30 dagen om export vragen. Daarna verwijderen of anonimiseren we operationele account- en deelnemersgegevens, behoudens back-ups en wettelijke verplichtingen.
- Back-ups kunnen nog maximaal 90 dagen aanwezig blijven en worden alleen voor herstel en beveiliging gebruikt.
- Facturen en gegevens die bij onze fiscale administratie horen bewaren we in beginsel 7 jaar.
- Ondersteunings- en beveiligingsloggegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor het betreffende doel.
- De bewaartermijn voor deelnemersgegevens binnen een actief account wordt door de workshopgever bepaald.
Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, gescheiden accounts, wachtwoordhashing, updates, logging en back-ups. Geen enkel systeem is volledig zonder risico; meld een mogelijk beveiligingsincident daarom direct via info@workshopbeheer.nl.
Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Je kunt toestemming altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@workshopbeheer.nl. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren en reageren in beginsel binnen één maand.
Gaat je verzoek over gegevens die een workshopgever over jou heeft vastgelegd? Neem dan eerst contact op met die workshopgever. Wij ondersteunen de workshopgever bij de afhandeling. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst of regelgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we actieve klanten.