Wie is verantwoordelijk?
Workshopbeheer.nl is voor account-, contact-, factuur-, beveiligings- en websitegegevens de verwerkingsverantwoordelijke. Workshopbeheer.nl staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74005545. Vragen of privacyverzoeken kun je sturen naar info@workshopbeheer.nl.
Voor persoonsgegevens die een workshopgever over eigen deelnemers in Workshopbeheer opslaat, is de workshopgever de verwerkingsverantwoordelijke en is Workshopbeheer.nl de verwerker. De afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van hoe je de website en dienst gebruikt, verwerken we:
- accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, organisatienaam en wachtwoordhash;
- contact- en ondersteuningsgegevens, inclusief berichten die je ons stuurt;
- bij een aanvraag voor gratis installatiehulp: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, opgegeven beschikbaarheid en eventuele toelichting. We gebruiken die om je aanvraag te behandelen, een afspraak af te stemmen en serviceberichten te sturen;
- abonnements-, factuur- en betaalgegevens;
- technische en beveiligingsgegevens, zoals IP-adres, browserinformatie, inlogmomenten en logbestanden;
- gebruiksgegevens over de website, als je toestemming geeft voor analytische cookies;
- anonieme bezoekstatistieken op onze eigen server, waaronder de leestijd per pagina, zonder IP-adres, cookie of bezoeker-ID (zie Cookies en websiteanalyse);
- deelnemersgegevens die klanten in hun account verwerken, waaronder namen, contactgegevens, inschrijvingen, dieetwensen, notities, interesses en betaalstatus;
- SMTP-instellingen die een klant invoert om e-mail via de eigen provider te verzenden.
Waarom verwerken we deze gegevens?
We verwerken gegevens om de overeenkomst uit te voeren, accounts te beveiligen, ondersteuning te geven, facturen en administratie bij te houden, misbruik te voorkomen en – na toestemming – de website te analyseren en verbeteren. Voor onze eigen financiële administratie geldt daarnaast een wettelijke verplichting.
We gebruiken deelnemersgegevens alleen om de dienst namens de betreffende workshopgever te leveren en volgens diens instructies. We gebruiken deze gegevens niet voor onze eigen reclame.
Met wie delen we gegevens?
We verkopen geen persoonsgegevens. We schakelen alleen leveranciers in die nodig zijn voor de dienst, waaronder:
- Cloud86 voor hosting en technische infrastructuur;
- Google Analytics 4 voor websiteanalyse, uitsluitend na toestemming;
- Microsoft Clarity voor geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gebruiksanalyse, uitsluitend na toestemming;
- de door een klant zelf gekozen e-mailprovider wanneer die eigen SMTP-gegevens instelt;
- boekhoudkundige, juridische of technische dienstverleners wanneer dat noodzakelijk is.
Waar vereist sluiten we verwerkersafspraken. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruiken we een wettelijk toegestane grondslag en passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.
Cookies en websiteanalyse
Noodzakelijke cookies en lokale opslag zijn nodig voor onder meer sessies, beveiliging en het onthouden van je cookiekeuze. GA4 en Microsoft Clarity worden pas geladen nadat je voor analytics kiest. Je kunt je keuze intrekken door de lokale opslag en cookies van workshopbeheer.nl in je browser te verwijderen; bij je volgende bezoek verschijnt de keuze opnieuw.
Daarnaast houden we op onze eigen server een anonieme bezoekersteller bij. Daarbij leggen we per paginaweergave alleen vast: de datum en het uur, de opgevraagde pagina, de verwijzende website, een eventuele campagnecode uit de link, de soort apparaat (desktop, mobiel of tablet) en of het verzoek van een bot kwam. We slaan hierbij geen IP-adres, geen cookie, geen bezoeker-ID en geen herkenbaar browserprofiel op, en we kunnen deze gegevens dus niet aan jou of aan een bezoek koppelen. Omdat de teller geen persoonsgegevens verwerkt en geen gegevens op je apparaat plaatst of uitleest, is hiervoor geen toestemming nodig. De gegevens blijven op onze eigen server, worden niet met derden gedeeld en gaan niet naar advertentieplatforms. Losse regels verwijderen we na 180 dagen; daarna blijven alleen dagtotalen bewaard.
Bij dezelfde teller meten we hoeveel seconden een pagina zichtbaar was. Daarvan slaan we de pagina en het aantal seconden op. Dit is een aanwijzing voor gebruik, geen bewijs dat de inhoud is gelezen.
Om gewone pagina-aanvragen beter te onderscheiden van geautomatiseerd verkeer, kan het meetscript bevestigen dat de pagina zichtbaar is en dat er een klik of toetsenbordactie is geweest. We bewaren alleen ja/nee-kenmerken bij die paginaweergave, geen ingedrukte toetsen of klikposities. Een tijdelijk ondertekend bewijs geldt voor uitsluitend die pagina en vervalt na twee uur; de bijbehorende hash wordt uiterlijk na twee dagen verwijderd. Het verbindt geen verschillende pagina's of bezoekers. Hiervoor gebruiken we geen cookie of lokale opslag. Browserautomatisering kan zulke signalen ook afgeven, dus we beschouwen ze niet als bewijs van een mens.
Om te kunnen zien hoeveel pagina's er tijdens één bezoek worden bekeken, bestaat er tijdens dat bezoek kortstondig een technische sleutel. Die wordt berekend uit je IP-adres en browser in combinatie met een geheim dat elke dag wisselt, is niet terug te rekenen naar je IP-adres en wordt uiterlijk 30 minuten na je laatste paginaweergave gewist. Daarna blijven alleen optelsommen over, zoals "twaalf bezoeken kwamen via een zoekmachine binnen op deze pagina". In de bewaarde gegevens staat dus geen bezoeker-ID en er is niets dat naar jou herleidbaar is. Ook hiervoor wordt niets op je apparaat geplaatst of uitgelezen, en is dus geen toestemming nodig.
Klik je door naar onze applicatie, dan geven we in de link mee waar je bezoek begon, bijvoorbeeld "via een zoekmachine, op de prijzenpagina". Dat is uitsluitend die herkomst: er gaat geen kenmerk van jou mee en de twee kunnen niet aan elkaar gekoppeld worden.
Hoe lang bewaren we gegevens?
- Account- en operationele gegevens bewaren we zolang het account actief is.
- Na beëindiging kan een klant gedurende 30 dagen om export vragen. Daarna verwijderen of anonimiseren we operationele account- en deelnemersgegevens, behoudens back-ups en wettelijke verplichtingen.
- Back-ups kunnen nog maximaal 90 dagen aanwezig blijven en worden alleen voor herstel en beveiliging gebruikt.
- Facturen en gegevens die bij onze fiscale administratie horen bewaren we in beginsel 7 jaar.
- Ondersteunings- en beveiligingsloggegevens bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor het betreffende doel.
- De bewaartermijn voor deelnemersgegevens binnen een actief account wordt door de workshopgever bepaald.
Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, gescheiden accounts, wachtwoordhashing, updates, logging en back-ups. Geen enkel systeem is volledig zonder risico; meld een mogelijk beveiligingsincident daarom direct via info@workshopbeheer.nl.
Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Je kunt toestemming altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@workshopbeheer.nl. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren en reageren in beginsel binnen één maand.
Gaat je verzoek over gegevens die een workshopgever over jou heeft vastgelegd? Neem dan eerst contact op met die workshopgever. Wij ondersteunen de workshopgever bij de afhandeling. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienst of regelgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we actieve klanten.