Timing: twee reminders werken beter dan één
- Herinnering 1 — ongeveer 3 dagen vooraf: praktische info: datum, tijd, locatie/adres, wat mee te nemen, annuleringsvoorwaarde.
- Herinnering 2 — de dag vooraf (of ochtend zelf): kort bericht: "morgen zie ik je in …" met adres en starttijd.
Te vroeg vergeten ze hem; te laat kunnen ze niet meer plannen. Drie dagen + één dag is in de praktijk de beste combinatie.
Wat er minimaal in moet staan
- Datum, begintijd én eindtijd
- Locatie met adres (+ parkeer-/OV-info)
- Wat deelnemer moet meenemen of voorbereiden
- Contactgegevens voor vragen of late afmelding
- Eventueel: betaalstatus ("je betaling is ontvangen") of betaallink
Voorbeeldtekst
Onderwerp: Morgen: [naam workshop] om 19:30 — praktische info
Hoi [voornaam],
Morgen vind je workshop [naam] plaats:
- 📍 Adres, stad
- ⏰ 19:30 – 21:30 (vanaf 19:15 binnenkomst)
- ✋ Neem mee: comfortabele kleding, water
Kan je onverhoopt niet komen? Laat het me weten via [telefoon/mail], dan kan iemand van de wachtlijst jouw plek overnemen.
Tot morgen!
[Naam]
Automatiseren zonder dat het onpersoonlijk wordt
Bij tien workshops per jaar vergeet je weleens een reminder te sturen. Workshopbeheer stuurt automatische herinneringen op door jou vastgestelde momenten, gevuld met de juiste gegevens per workshop en deelnemer. Geen enkele deelnemer valt tussen wal en schip — en jij hoeft aan niets te denken.
Personalisatie hoef je dus niet per mail te doen: naam, datum en locatie worden automatisch ingevuld. Jij stelt één keer de tekst en het moment in.
Afmeldingen komen vaak pas op de dag zelf binnen. Daarom staat in de reminder expliciet hoe en tot wanneer iemand kan afmelden; vrijkomende plekken gaan naar de wachtlijst. Minder lege stoelen.
Herinneringen die zichzelf versturen
Stel je reminderflow één keer in Workshopbeheer in en elke volgende workshop herinnert zichzelf.
Probeer Workshopbeheer gratis →